Come gestire le spese dell’azienda?

Chi lavora nel campo imprenditoriale lo sa bene: gestire le spese dell’azienda è una priorità assoluta per non perdere denaro e mantenere vitale l’attività.

Ma quali sono le voci principali da tenere sotto controllo e come gestire le spese dell’azienda?

Vediamo in che modo una gestione finanziaria corretta può determinare la differenza tra fallimento aziendale e successo.

gestire le spese in azienda
Rappresentazione grafica del sistema di spese aziendali

Gli elementi da monitorare nell’ambito della gestione aziendale sono molti:

  • flussi di cassa in uscita ordinaria e straordinaria,
  • rimborsi per le attività dei dipendenti,
  • pagamento dei fornitori o dei consulenti,
  • adempimenti fiscali o burocratici e così via.

In teoria, un buon imprenditore dovrebbe sapere quanto sta spendendo per far funzionare al meglio la propria azienda, ma nella pratica, molto spesso, ciò non succede.

Ciò non dipende (esclusivamente) dalla scarsa accortezza nella gestione aziendale, ma da molteplici fattori che possono intervenire: congiunture economiche particolari che determinano mancati guadagni, gestione degli anticipi di cassa non efficiente, mancata restituzione dei budget viaggio riconosciuti in eccesso ai dipendenti e collaboratori, acquisti non autorizzati, erronea distribuzione delle spese, e così via.

La gestione delle spese dell’azienda entra di diritto nella pianificazione del bilancio annuale e nei controlli ordinari che devono essere effettuati sui flussi di cassa in entrata e in uscita.

Per questo motivo esiste la contabilità, che dovrebbe guidare sempre, attraverso principi e regole chiare e di puntuale applicazione, tutte le decisioni e le prassi aziendali: la legge, non a caso, impone che le imprese tengano uno o più libri obbligatori, come quello dei ricavi, delle fatture e, soprattutto, i bilanci di gestione.

Attraverso questi strumenti, infatti, si consente all’azienda di poter disporre di un rendiconto da cui emerga il calcolo delle spese e dei guadagni.

Il punto è che per compilare correttamente i libri contabili aziendali è necessario tenere sotto controllo le spese dell’azienda, analizzando puntualmente i flussi di cassa che la interessano.

Da questo punto di vista, le principali attività di monitoraggio passano attraverso la corretta compilazione del bilancio di cassa: si tratta del calcolo relativo al budget necessario a coprire le spese necessarie per l’esercizio ordinario a breve termine, quindi si differenzia dal bilancio annuale, che ha una funzione di riepilogo e di pianificazione per l’attività futura dell’impresa.

In tale voce andrebbero considerati i bisogni di liquidità accertati, a fronte delle entrate registrate o ragionevolmente in attesa per il periodo, in modo da sapere in anticipo se ci saranno momenti dell’anno in cui l’azienda potrà trovarsi o meno a corto di liquidità, rendendosi necessario, ad esempio, chiedere un finanziamento (o, viceversa, conoscere se si avrà a disposizione un surplus di cassa da poter utilizzare per ripianare debiti o per reinvestire in attività aziendali).

rischio aziendale
Il rischio di una gestione errata delle spese aziendali

Se questo, almeno, è ciò che dovrebbe essere fatto in teoria, nella pratica gestire le spese dell’azienda è molto più complicato, con effetti distorsivi che tendono ad incrementare proporzionalmente alle minori dimensioni delle imprese.

Il che significa, come dimostrato da diversi studi indipendenti, che moltissime PMI italiane si trovano regolarmente in presenza di falle nel controllo delle spese aziendali.

L’assenza di una pianificazione del budget di cassa e di adozione di strumenti efficaci per poter gestire le spese dell’azienda presenta molti rischi e inefficienze che possono notevolmente penalizzare la vitalità dell’impresa, fino al punto di ridurla sul lastrico conducendola al fallimento.

Un primo effetto che deriva statisticamente dall’assenza di strumenti efficienti di controllo dei costi aziendali è l’affaticamento del comparto amministrativo, onerato da macchinose procedure di verifica e rendicontazione delle spese, dalle uscite di cassa al monitoraggio delle carte di credito per verificare legittimità e fonte degli acquisti all’interno dell’azienda,per questo è sempre meglio avere carte prepagate aziendali in modo da avere più controllo sugli acquisti.

La necessità di questo genere di controlli deriva dal fatto che, molto spesso, il budget per viaggi aziendali o per sostenere le spese di un dipendente o di un collaboratore, viene stimato in eccesso e senza restituzione dell’eccedenza: questo genera spese non identificate che, sommandosi tra loro, determinano aggravi di budget di cui è difficile tener conto all’interno dei bilanci ufficiali.

Oltre al caso delle spese eccessive o non autorizzate, si pone il problema delle spese non riconciliate, e cioè quelle di cui non si riesce a trovare il responsabile o la fonte, con la conseguenza di non riuscire ad allocare queste ultime in modo corretto all’interno delle varie articolazioni dell’azienda.

Il risultato, portando alle estreme conseguenze, è che ci si trova in crisi di liquidità senza neanche sapere per quale motivo.

E’ inutile precisare che quando non si raggiunge una corretta gestione delle spese aziendali, lo spettro del rosso in bilancio si avvicina sempre di più: al pari di una falla in un’imbarcazione, i costi aziendali non conosciuti o non correttamente determinati fanno uscire cassa dai conti dell’impresa, senza che questa riesca a rendersene conto, e senza che l’imprenditore abbia gli strumenti per poter arginare il fenomeno, mettendo in campo i dovuti miglioramenti per ripianare l’esposizione.

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Una donna in carriera controlla le spese aziendali dal tablet

Quanto detto dovrebbe rendere chiara e impellente la necessità di dotare l’impresa di strumenti di controllo e di gestione delle spese efficienti e produttivi, così da ridurre o quanto meno monitorare e conoscere perfettamente i costi che l’azienda deve sostenere.

Da questo punto di vista, i consigli possono essere diversi: dall’implementazione di un comparto amministrativo specializzato, in grado di scandagliare con una lente d’ingrandimento tutte le possibili voci critiche all’interno dei bilanci e scovare le spese nascoste o non sufficientemente chiare, alla corretta e sana pianificazione delle attività aziendali, volta a ridurre le spese quando ci si rende conto che queste ultime possono superare i ricavi effettivi per un determinato periodo, passando per un maggior controllo delle attività di lavoratori e dipendenti, mediante sistemi di reporting precisi, che impediscono fenomeni quali le spese non autorizzate o quelle nascoste.

I risultati cui una corretta gestione delle spese dell’azienda dovrebbe puntare sono molteplici:

  • l’eliminazione o la riduzione degli anticipi di cassa in favore dei dipendenti, così da evitare di attribuire direttamente a questi ultimi fondi che potrebbero non essere utilizzati per le spese aziendali;
  • il monitoraggio e il tracciamento continuo (possibilmente in tempo reale) delle spese dei dipendenti, in modo tale da consentire al comparto amministrativo una più efficace gestione del flusso aziendale e ridurre le fonti di spesa non conosciute o autorizzate;
  • stabilire limiti al budget in dotazione ai dipendenti, in base alle spese che si dovranno necessariamente sostenere, così da migliorare il controllo sui costi e limitare al massimo lo sforamento del tetto di spese;
  • adottare un sistema di reporting e raccolta dei documenti fiscali prodotti dalle spese effettuate da dipendenti, collaboratori e consulenti esterni: in questo modo l’azienda riesce a monitorare in modo attivo e preciso le spese, con enorme vantaggio per il settore amministrativo.

Una soluzione per raggiungere in modo semplice questi obiettivi sta nell’adozione di strumenti informatici e automatizzati, con piattaforme di gestione del denaro da utilizzare nelle spese dell’azienda come Soldo: si tratta, in poche parole, di una carta prepagata destinata specificamente alle aziende per approntare uno strumento di gestione delle spese ottimale e di semplice funzionamento.

Grazie al sistema di cui stiamo parlando sarà possibile eliminare gli anticipi di cassa, monitorare in tempo reale le spese dei dipendenti e fissare dei tetti di budget senza dover ricorrere ad elaborati processi aziendali di reporting: infatti, l’amministrazione aziendale può, semplicemente controllando il portale messo a disposizione per il cliente, verificare tutte le operazioni effettuate mediante l’impiego della carta, così da rimuovere in radice tutti i costi e le voci nascoste che potrebbero gravare sui bilanci aziendali.

corretta gestione aziendale
Grafici che mostrano i risultati di una corretta gestione aziendale

Tenendo sotto controllo le spese dell’azienda sarà possibile realizzare una serie di obiettivi molto importanti per contribuire a mantenere vitale l’attività e non soffrire crisi di liquidità che potrebbero esporre l’impresa all’aggressione di creditori o di fronte all’impossibilità temporanea di poter operare.

L’ottimizzazione delle operazioni relative alla gestione dei flussi di cassa permette di poter risparmiare su spese non preventivate, così da liberare fondi da destinare alle scelte strategiche del proprio business, per investimenti in nuovi macchinari o per l’ingresso in nuovi mercati o lo sviluppo di nuovi prodotti, ma anche per ripianare eventuali debiti che gravano sull’azienda e ne minacciano la sopravvivenza.

Allo stesso tempo, l’azienda ne guadagnerà in trasparenza e fiducia, sia all’interno che nei confronti del Fisco, potendo avere a disposizione una documentazione certa, chiara, inconfutabile di tutte le operazioni relative ai flussi di cassa, evitando problemi relativi ad accertamenti fiscali, dichiarazioni e bilanci incomprensibili e così via.

L’utilizzo di servizi di monitoraggio delle spese digitali e automatizzati, infine, permette di alleggerire il carico di lavoro del settore amministrativo e finanziario, potendo liberare personale da destinare ad altre funzioni, oppure a potenziare il controllo della pianificazione finanziaria o della gestione tributaria: in questo modo, l’azienda riesce a valorizzare al meglio le proprie risorse, sia finanziarie che umane, e si garantisce maggiori possibilità di buon funzionamento e di successo

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